Spesenritus Benutzerhandbuch

1. Erste Schritte

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Rollen

Rolle	Beschreibung
Mitarbeiter	Spesen und Reisen erfassen, einreichen und Status verfolgen
Manager	Zusätzlich: Spesen der eigenen Mitarbeiter genehmigen oder ablehnen
Finanzen	Zusätzlich: Alle Spesen einsehen, DATEV-Exporte durchführen
Admin	Zusätzlich: Kategorien, Einstellungen und Pauschalen verwalten

Dark Mode

Klicken Sie auf das Mond-/Sonnen-Symbol oben rechts, um zwischen hellem und dunklem Modus zu wechseln.

2. Dashboard

Ihr Dashboard zeigt auf einen Blick:

+ Neue Spesenabrechnung / + Neue Reise — Primäre Aktionen oben rechts
Statuskarten — Entwürfe, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt mit Erklärung und Aktionslinks
Genehmigt gesamt — Gesamtsumme aller genehmigten Spesen
Letzte Spesen / Reisen — Mit Datum, Kategorie, Betrag und Statusbadge

Tipp Alle Karten und Listeneinträge sind anklickbar und führen zur jeweiligen Detailansicht.

3. Spesen erfassen

Neue Spesenabrechnung anlegen

Klicken Sie auf + Neue Spesenabrechnung
Füllen Sie das Formular aus:
- Beschreibung — z.B. „Taxi zum Flughafen"
- Datum — Wann war die Ausgabe?
- Betrag (EUR) — Gesamtbetrag inkl. MwSt
- MwSt-Satz — 19%, 7% oder 0%; der MwSt-Betrag wird automatisch berechnet
- MwSt-Betrag — wird automatisch befüllt, kann manuell überschrieben werden
- Kategorie — Hotel, Bewirtung, Taxi, etc.
- Kostenstelle — optional
Klicken Sie auf Spesenabrechnung anlegen

Die Spesenabrechnung wird als Entwurf angelegt. Alle Beträge werden im deutschen Format angezeigt (z.B. 85,50 €).

Bewirtungsangaben

Bei Geschäftsessen sind zusätzliche steuerlich relevante Angaben erforderlich:

Öffnen Sie den Bereich Bewirtungsangaben
Geben Sie die Teilnehmer und den Anlass ein
Klicken Sie auf Speichern

Spesenabrechnung bearbeiten & löschen

Nur Spesenabrechnungen im Status Entwurf oder Überarbeitung können bearbeitet werden. Im Bearbeitungsformular wird der aktuelle Status als Badge neben dem Titel angezeigt (z.B. „Spesenabrechnung bearbeiten [Entwurf]"). Nach dem Speichern erscheint kurz eine grüne Erfolgsmeldung unten rechts.

Löschen ist nur im Entwurf möglich. Ein Bestätigungsdialog fragt „Wirklich löschen?" — bestätigen Sie mit Ja, löschen oder brechen Sie ab.

Spesenliste filtern

Unter Meine Spesen können Sie nach Status filtern: Alle, Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt, Exportiert. Die Filter-Tabs zeigen in Klammern die Anzahl der jeweiligen Einträge, z.B. „Entwurf (3)" oder „Eingereicht (1)".

4. Belege hochladen

Öffnen Sie die Spesenabrechnung
Klicken Sie auf Beleg hochladen
Wählen Sie eine Datei: JPEG, PNG oder PDF (max. 10 MB)

Automatische Belegerkennung (OCR) Wenn konfiguriert, werden Händler, Betrag, Datum und MwSt automatisch erkannt und ins Formular eingetragen. Sie können die Werte jederzeit korrigieren.

Bei fehlgeschlagener Erkennung klicken Sie auf Erneut versuchen.

Bei doppelten Belegen erhalten Sie eine Duplikat-Warnung.

5. Kilometerabrechnung

Klicken Sie auf Neue Kilometer (unter „Meine Spesen")
Geben Sie Start und Ziel ein
Optional: Distanz berechnen per Google Maps — oder manuell eingeben
Der Betrag wird automatisch berechnet: Distanz × Kilometersatz
Klicken Sie auf Kilometerabrechnung anlegen

Beispiel 150 km × 0,30 €/km = 45,00 €

6. Reisen verwalten

Reisen bündeln mehrere Spesen und automatisch berechnete Verpflegungspauschalen.

Neue Reise anlegen

Klicken Sie auf + Neue Reise
Geben Sie Titel, Reisebeginn und Reiseende ein
Klicken Sie auf Reise anlegen

Reiseziele hinzufügen

Klicken Sie auf + Reiseziel hinzufügen
Geben Sie Land, Stadt, Ankunft und Abfahrt ein
Klicken Sie auf Hinzufügen

Die Verpflegungspauschalen werden sofort automatisch berechnet.

Spesenabrechnungen zuordnen

Vorhandene Einzelspesenabrechnungen im Entwurf können einer Reise zugeordnet werden. Klicken Sie auf Zuordnen neben der Spesenabrechnung.

7. Verpflegungspauschalen

Automatische Berechnung nach deutschem Reisekostenrecht (BMF):

Reiseart	Regelung
Mehrtägig — Anreisetag	Teiltag-Pauschale (z.B. 16 € Deutschland)
Mehrtägig — voller Tag	Ganztag-Pauschale (z.B. 32 € Deutschland)
Mehrtägig — Abreisetag	Teiltag-Pauschale
Eintägig ≥ 8 Stunden	Teiltag-Pauschale
Eintägig < 8 Stunden	Kein Anspruch

Mahlzeiten-Abzüge

Gestellte Mahlzeiten werden abgezogen:

Frühstück — 20% des Tagessatzes
Mittagessen — 40% des Tagessatzes
Abendessen — 40% des Tagessatzes

Beispiel Deutschland (Ganztag 32 €) Frühstück gestellt: Abzug 6,40 € → Netto 25,60 €
Alle Mahlzeiten gestellt: Abzug 32 € → Netto 0 €

8. Einreichen & Genehmigung

Status-Ablauf

Entwurf → Eingereicht → Genehmigt → Exportiert

↓ Überarbeitung → zurück zu Entwurf

↓ Abgelehnt

Spesenabrechnung einreichen

Öffnen Sie eine Spesenabrechnung im Entwurf und klicken Sie auf Einreichen. Ihr Vorgesetzter wird benachrichtigt. Nach dem Einreichen erscheint kurz eine grüne Erfolgsmeldung unten rechts.

Reise einreichen

Mindestens ein Reiseziel muss vorhanden sein. Die gesamte Reise inkl. Spesen und Pauschalen wird eingereicht.

Eingereichte und genehmigte Spesen anzeigen

Eingereichte und genehmigte Spesenabrechnungen werden in einer Read-Only-Ansicht dargestellt: oben erscheint ein farbiges Status-Banner (z.B. „Status: Eingereicht"), und die Werte werden als Klartext angezeigt — keine deaktivierten Formularfelder.

Genehmigung (nur Manager)

Unter Genehmigungen sehen Manager alle eingereichten Spesenabrechnungen und Reisen ihrer Mitarbeiter. Drei Aktionen:

Genehmigen — Status wird Genehmigt
Überarbeitung anfordern — Geht mit Kommentar zurück an den Mitarbeiter
Ablehnen — Mit Begründung

Hinweis: Eigene Spesenabrechnungen können nicht selbst genehmigt werden. Sie gehen automatisch an Ihren Vorgesetzten.

9. Benachrichtigungen

Sie werden über alle Statusänderungen informiert:

Ereignis	Empfänger
Spesenabrechnung/Reise eingereicht	Manager
Genehmigt	Mitarbeiter
Abgelehnt	Mitarbeiter
Überarbeitung angefordert	Mitarbeiter
DATEV Export abgeschlossen	Finance

Die rote Zahl im Header zeigt ungelesene Benachrichtigungen. Klicken Sie auf eine Benachrichtigung, um direkt zum betroffenen Element zu navigieren.

10. DATEV Export

(Nur für Finance und Admin)

Navigieren Sie zu DATEV Export
Wählen Sie genehmigte Positionen per Checkbox aus
Klicken Sie auf Ausgewählte exportieren
Laden Sie die DATEV CSV herunter

Kontenzuordnung

Kategorie	Sachkonto
Hotel	4660
Bewirtung	4650
Taxi / Bahn / Flug / Parken	4670
Büromaterial	4930
Sonstiges	4900
Verpflegungspauschalen	4670

Bereits exportierte Positionen erhalten den Status Exportiert und können nicht erneut exportiert werden.

11. Administration

(Nur für Admin)

Kategorien verwalten

Spesenkategorien mit DATEV-Kontenzuordnung anlegen, bearbeiten und deaktivieren.

Einstellungen

Einstellung	Standard
Kilometersatz	0,30 €/km
DATEV Standard-Gegenkonto	1800

Verpflegungspauschalen

BMF-Sätze pro Land einsehen und bearbeiten. Neue Länder können hinzugefügt werden.

Personio Sync

Manuellen Sync auslösen und das Sync-Log mit Ergebnissen (erstellt/aktualisiert/deaktiviert) einsehen.

12. Häufige Fragen

Kann ich eine eingereichte Spesenabrechnung zurückziehen?

Nein. Sprechen Sie Ihren Vorgesetzten an — dieser kann eine Überarbeitung anfordern.

Was passiert bei einer Ablehnung?

Sie erhalten eine Benachrichtigung mit Begründung. Bei Überarbeitung können Sie korrigieren und erneut einreichen. Bei Ablehnung muss eine neue Spesenabrechnung angelegt werden.

Welche Dateiformate für Belege?

JPEG, PNG und PDF bis maximal 10 MB.

Wie wird der Reise-Gesamtbetrag berechnet?

Summe aller zugeordneten Spesen + Summe aller Verpflegungspauschalen (nach Mahlzeiten-Abzügen). Wird bei jeder Änderung automatisch aktualisiert.

Kann ich die App mobil nutzen?

Ja. Spesenritus funktioniert auf allen modernen Browsern und passt sich an Mobilgeräte an. Auf kleinen Bildschirmen ist die Navigation über ein Hamburger-Menü erreichbar, Benachrichtigungen über ein Glocken-Symbol im Header. Formulare sind ebenfalls für mobile Geräte optimiert.

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